Correspondant(e) Dossier Patient Informatisé – Profil Secrétaire médical(e) (H/F)

MISSIONS PRINCIPALES

Sous la responsabilité de la Directrice des Services Numériques, vous travaillerez au sein de l’équipe métier Easily (constituée de 2 infirmières et 2 secrétaires médicales) et en lien avec les chargés et responsables d’applications hospitalières et l’équipe technique de la Direction des Services Numériques (DSN).

Vos principales missions seront les suivantes :

• Formation des utilisateurs du Dossier Patient Informatisé (DPI) Easily et des services associés (Messagerie Sécurisée de Santé, Mon Espace Santé, cotation des actes…)
  • Définir les besoins et organiser les formations par service et par métier sur les différents modules du DPI (dossier patient, agendas, cotation, Urgences, bloc, dictée numérique, reconnaissance vocale, dossier de soins, MSSanté, Mon Espace Santé, ...) : contenu, support, planification, animation, suivi des agents formés.
  • Dispenser les formations aux différents corps de métiers utilisateurs (secrétaires médicales, agents du bureau des entrées, médecins, internes, IDE, AS, assistantes sociales, diététiciennes, psychologues, cadres de santé, kinésithérapeutes, sages-femmes...).
  • Assurer la « formation continue » des utilisateurs lors de nouvelles versions majeures ou de la mise en place de nouvelles fonctionnalités / nouveaux modules
  • Assurer la formation du personnel nouvellement arrivé au centre Hospitalier (notamment les internes, les secrétaires médicales, les personnels médicaux…).
  • Sensibiliser les utilisateurs aux bonnes pratiques de confidentialité et cybervigilance (changement de mot de passe, verrouillage de la session…).
• Assistance aux utilisateurs sur toutes les questions relatives au DPI (Easily) et outils associés
  • Répondre aux appels téléphoniques de la hotline et aux demandes reçues via l’outil de ticketing
  • Avoir un premier niveau de diagnostic et une expertise de niveau 2 sur le DPI. Transférer au bon spécialiste si nécessaire (niveau 2) pour les questions techniques ou logiciels métiers (hors DPI).
  • Suivre les tickets traités
  • Assister les utilisateurs au quotidien en leur apportant une réponse adaptée à leur demande : prise de main à distance sur leur PC ou déplacement sur site.
  • Apporter aux utilisateurs une réponse relative aux problèmes relevant de sa compétence : prendre un RDV, saisir une observation médicale, générer un courrier, l’envoyer de manière dématérialisée, programmer une intervention au bloc opératoire, saisir un antécédent, une allergie, dicter, frapper une dictée, faire la saisie des actes externes, lire la biologie, visualiser les images du PACS...
  • Corriger les erreurs remontées (flux identités mouvements, actes, routeur de flux envoi/réception de courriers)
  • Informer les utilisateurs en cas de panne ou de dysfonctionnements.
  • Informer les utilisateurs sur les nouvelles fonctionnalités apportées par les nouvelles versions.
• Paramétrage du DPI
  • Réaliser et faire évoluer le paramétrage du logiciel Easily (agendas, nomenclatures, thésaurus, modèles de lettres et comptes-rendus, d’observations...) en fonction des besoins et des nouveaux utilisateurs.
  • Paramétrer et accompagner le déploiement du portail ViaPatient MonCHRoanne
  • Préparer des jeux d’essai et procéder aux essais, qualifier les nouvelles versions
  • Gérer les utilisateurs : création des comptes, affectation des droits, remise de mot de Passe…
  • Gérer le répertoire des correspondants (coordonnées, n°RPPS, adresse MSS…)
  • Accompagner le changement des modes de travail induit par les nouveaux modules / nouvelles fonctionnalités (relations bloc opératoire / services de chirurgie, secrétariat / consultations, circuit patient en consultation / hospitalisation...).
  • Contrôler la bonne utilisation du produit et son adaptation aux pratiques professionnelles. Proposer des adaptations d’organisation pour remédier à des dysfonctionnements constatés.
  • Détecter les besoins et demander les évolutions des produits logiciels au prestataire informatique
  • Détecter les anomalies et faire le lien en interne DSN et avec le fournisseur pour tous les problèmes techniques.
  • Assurer la veille fonctionnelle sur l’applicatif Easily.
  • Installer et paramétrer sur les PC du matériel associé à la dictée numérique : pédales, casques audio, micros tubulaires, dictaphones sans fil.
  • Participer ou animer des réunions de travail, des comités utilisateurs. Remonter les informations en réunion projet.

• Rédaction des procédures relatives au DPI
  • Rédiger et faire évoluer les procédures internes à la DSN relatives au dossier patient informatisé Easily (ex : paramétrage des droits d’accès d’un utilisateur, paramétrage d’un agenda, paramétrage des favoris...)
  • Rédiger et faire évoluer la documentation utilisateur
  • Participer à la rédaction de la newsletter autour du DPI

• Autres :
  • Participation aux réunions de service,
  • Echanges avec les homologues des centres hospitaliers du Groupement Hospitalier de la Loire (GHT Loire)

CONDITIONS DE TRAVAIL

• Mutation/CDI/Détachement, poste à temps complet à pourvoir dès que possible.
• Amplitude horaire : 7h30 par jour du lundi au vendredi.

PROFIL

• Assistant(e) médico-administratif(ve) ou adjoint(e) administratif(ve) travaillant en secrétariat médical
• Une connaissance du logiciel Easily, de la messagerie sécurisée MonSisra et/ou de MonEspaceSanté serait un atout apprécié.
• Rigueur, méthode, sens du service, respect des procédures
• Sens de l’écoute, diplomatie, pédagogie et capacité de vulgarisation
• Capacité d’adaptation, bon relationnel et travail en équipe
• Être capable, en équipe, de mener plusieurs dossiers de front, avec des activités variées et des interlocuteurs différents
• Connaître les différents métiers, leurs contraintes, et avoir une vision transversale des processus de soins dispensés au Centre hospitalier
• Résistance au stress, capacité à dépasser les difficultés pour assurer le plein succès des projets
• Très bonne aisance en informatique et compréhension du fonctionnement

RENSEIGNEMENTS

Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter :

Laurence ROUSSELET – laurence.rousselet@ch-roanne.fr